1.2.2. ... et à l'avenir ?
Pour disposer d’une capacité de conservation qui permette de "tenir" pendant plusieurs années, il est nécessaire de prévoir une capacité d’accroissement qui tienne compte des versements à venir.
Cette estimation doit être réalisée en parcourant les différents bureaux et en additionnant le métrage linéaire (en centimètres, mètres, puis kilomètres) produit annuellement. Le chiffre obtenu est cependant à pondérer par l’estimation des éliminations[1] à faire et à multiplier par le nombre d’années envisagé.
Le stockage n’est pas tout. Il faut aussi prévoir :
des locaux de travail pour le personnel (et en prévoir suffisamment, même si l’équipe est très maigre au départ),
ainsi que des lieux de consultation des documents, voire d’exposition.
Exemple :
Pour la société minière, créée en 1950, vous avez actuellement 100 ml d’archives et vous êtes sûr que tout a été regroupé au siège social, qu’il n’y a donc plus rien dans les différents centres d’exploitation, que des archives courantes.
Les cinq services implantés au siège de la société, interrogés, ont estimé produire chaque année, chacun, 10 mètres linéaires. Les centres d’exploitation n’ont que des copies de documents qu’on trouve dans les services (que l'on pourra donc éliminer). On vous propose un local pouvant contenir 500 mètres linéaires.
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