1.3.2. Le récolement permanent
L'opération de récolement est une opération lourde, qui demande souvent la mobilisation de toute l'équipe du service.
Le récolement permet de savoir à tout instant :
où se trouve tel versement
dans quelle pièce,
quelle travée,
sur quelle tablette,
le métrage qu'il représente,
mais aussi dans quel état se trouvent les documents.
Si vous êtes amené(e) à changer de place des dossiers, de façon définitive, n’oubliez pas de mettre à jour ce récolement.
Même chose si des documents de grands format ou des documents sur support particulier (des photographies par exemple) sont retirés des dossiers habituels pour être rangés matériellement dans d’autres salles spécialisées dans ce type de rangement.
Vous disposerez ainsi d'un récolement permanent (c'est-à-dire mis à jour), quelle que soit la forme que vous aurez choisi de lui donner (papier ou informatique).
Exemple :
En France, dans les services d'archives publics, il est recommandé de faire un récolement dans l'année qui suit la prise de fonction du responsable du service d'archives, ainsi que dans l'année qui suit le déménagement d'un service d'archives.
Outre la description des fonds dans l'ordre topographique (qui est vraiment le récolement, qui devient "permanent" lorsqu'il est informatisé), le procès-verbal de récolement dressé à cette occasion comporte :
un bref historique du service
une description des locaux de conservation
une note sur les mesures de sécurité et de conservation préventive dont bénéficient les collections
une note de synthèse tirant de la description des fonds un certain nombre de conclusions.
La description des fonds dans l'ordre topographique elle-même doit comporter les éléments suivants :
numéro de travée
numéro de tablette
cotes extrêmes des dossiers
libellé
métrage linéaire représenté
déficits constatés
nature du conditionnement (liasse, registre, carton...)
état matériel des documents
état de classement des documents
Malgré la lourdeur évoquée plus haut, le récolement est une opération indispensable parce qu'elle permet d'assurer un suivi très pointu des archives conservées dans un service (localisation, déficits éventuels, état sanitaire).
