5.2.2. L'administration
Qui dirige l'association, en détermine les orientations et prend les décisions ?
Normalement, tous les membres de l'association ont voix au chapitre. Il est important que la représentativité soit assurée et que les membres puissent avoir un droit de regard sur la gestion et le fonctionnement de l'association.
La garantie de ce processus démocratique passe par la mise en place de structures plus ou moins développées en fonction de la taille de l'organisation.
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Quelques éléments structurels
L'assemblée générale permet de réunir tous les membres au moins une fois par an (quand les conditions le permettent), est habilitée à modifier les statuts, à élire l'organe exécutif. C'est elle qui approuve le rapport moral, le budget et le rapport financier. Mais elle peut aussi être convoquée de manière exceptionnelle, lorsque la situation le requiert. Lorsqu'un vote est nécessaire, celui-ci peut parfois être organisé par correspondance et peut-être bientôt pat le biais de la messagerie électronique, comme c'est envisagé dans certaines associations.
Le conseil d'administration, qui représente l'association, est élu par les membres pour une période limitée d'activité selon une procédure qui est définie dans les statuts ou le règlement. Le nombre de membres du conseil peut varier en fonction de la taille de l'association et de sa structure (il peut y avoir par exemple un représentant de chaque section ou comité, si l'association en compte plusieurs). Quel est leur rôle ? Les membres du conseil sont responsables des initiatives, décisions et mesures prises au nom de l'association, et sont les interlocuteurs des organismes extérieurs, qu'il s'agisse de l'État ou d'autres partenaires.
Le bureau ou organe exécutif est composé des administrateurs de l'association. Il peut être une réduction du conseil, ou le remplacer. C'est lui qui "gère" très concrètement l'association, et coordonne sa politique. Sa composition, son mode de recrutement, la durée de son mandat, sont définis par les statuts. Il comprend généralement un président, qui représente officiellement l'association, un ou plusieurs vice-présidents, un trésorier qui gère les finances, un secrétaire qui diffuse l'information et rédige les procès-verbaux. Le bureau peut comprendre d'autres membres exerçant des fonctions spécifiques : ainsi, à celui de l'Association des Archivistes français sont associés le rédacteur en chef de la Gazette des archives, le responsable du Centre de formation, et le rédacteur en chef de la Lettre des archivistes.
Commissions, comités et groupes de travail peuvent compléter les structures de l'association. C'est en leur sein que se fait véritablement le travail de l'association. Ils sont généralement constitués le temps de mener à bien leur mission de réflexion ou de production d'un outil de travail, ou de gestion d'un projet, mais certains sont parfois permanents.
Exemple :
L'Associacio d'arxivers de Catalunya est assistée de plusieurs commissions qui ont des fonctions spécifiques d'appui aux tâches du bureau exécutif :
une Commission de terminologie archivistique chargée d'élaborer un dictionnaire d'archivistique en catalan ;
une Commission de déontologie qui doit rédiger un code spécifique pour les archivistes catalans ;
une Commission de formation qui élabore un programme annuel de formation continue ;
une Commission d'études universitaires qui doit étudier et analyser les besoins en formation universitaire des archivistes.
Par ailleurs, cette même association accueille des groupes de travail créés à l'initiative de ses membres. L'objectif de ces groupes est de créer un espace de réflexion sur un thème spécifique ou de réaliser une étude ou une activité, par exemple le groupe de travail sur les archives d'architecture et d'urbanisme.
