Module 15 - Section 1 : Introduction Générale

Dans certaines administrations ou entreprises, où elle est particulièrement bien développée et où les moyens humains et matériels nécessaires sont dégagés, elle peut être confiée à un professionnel qui l’exerce à temps plein, voire à une véritable équipe.

C’est le cas dans le système de gestion des documents administratifs ou de “ records management ” avec la nomination d’une personne directement responsable devant la haute hiérarchie de la bonne gestion des documents.

Cela ne veut pas dire pour autant que les autres agents de l’organisation sont déchargés de leur responsabilité de produire et de gérer convenablement leurs documents, loin de là.

Dans d’autres organisations, à l’extrême inverse, le producteur est livré à lui-même : la gestion de l’information s’organise - ou ne s’organise pas - d’elle-même, souvent tant bien que mal.

Les rôles sont alors mal définis et voilà ce qui se passe :

• on laisse généralement les documents s’entasser ;

• on n’établit pas de liaison entre les différentes étapes du traitement que doit subir l’information, de même qu’on est incapable d’en maîtriser la circulation ;

• les différentes personnes qui interviennent (les secrétaires par exemple) agissent indépendamment les unes des autres, sans se situer dans la chaîne de production et de traitement ;

• les arriérés s’accumulent dans les greniers et les caves, les dossiers s’empilent dans les armoires sans classement ni méthode de rangement ;

• l’information ne peut être retrouvée facilement, ce qui n’améliore pas la rapidité et la pertinence de la prise de décision.

L’arrivée d’un gestionnaire soucieux de mieux utiliser l’espace ou la mise en œuvre d’un déménagement est alors décisive.

Soit on recrute un archiviste, soit on décide de détruire la masse superflue. C’est évidemment cette dernière situation qu’il faut à tout prix éviter.