2.2. Quels documents sont concernés ?

Tous.

Aussi bien les documents sur support papier que sur support électronique.

Communiquer et travailler par courrier électronique sont maintenant des méthodes de travail courantes. De même, se développent dans nombre d’entreprises ou d’administrations les procédures dites “dématérialisées”, c'est-à-dire pour lesquelles ne sont pas utilisés les circuits papier. On parle beaucoup d’e-administration ” ou d’administration électronique ”.

Il faut donc penser, dès la création de ces informations au format numérique, à mettre en place des procédures de gestion, de sauvegarde, voire d’archivage, régulières.

En ce qui concerne le traitement intellectuel des informations numériques, il ne faut pas être effrayé : il obéit en général aux mêmes principes que le traitement des documents sur support papier. La grande différence réside bien évidemment dans la technologie employée ainsi que dans la question du transfert, du stockage et de la conservation.

Certaines administrations ou entreprises doivent aussi parfois gérer des enregistrements audio ou vidéo.

Exemple

  • enregistrements de délibérations de conseils municipaux

  • procès-verbaux de conseils d’administration

  • enregistrements du service des communications ou des relations publiques, etc.

Ces documents peuvent être demandés pour consultation, il s'agit donc de les traiter et de les gérer au même titre que les autres.