2.5. Comment vous situez-vous et que devez-vous faire ?
Dans son propre contexte, il faut savoir choisir, doser et imposer son intervention.
Trois cas de figures sont possibles.
L’intervention minimum : vous laissez le producteur choisir son système de gestion (il peut aussi se faire qu’il n’y ait aucun système du tout). Votre intervention se résumera alors au minimum. Vous vous contenterez d’intervenir lorsque les archives n’auront plus d’utilité courante, voire bien plus tard, c'est-à-dire dans bien des cas quand la situation est devenue critique.
L’intervention medium vous permet de vous positionner en tant que prestataire de service : vous étudiez la situation, vous proposez un système adapté, vous aidez à élaborer les outils qui permettent de le mettre en œuvre et vous en assurez le suivi par la formation professionnelle et un conseil technique. Mais vous n’êtes pas à proprement parler le gestionnaire des archives courantes (ce n’est pas vous qui enregistrez, cotez les documents, les classez, etc.).
L’intervention maximum vous place au cœur du système : vous le concevez et vous le mettez vous-même en œuvre. Vous êtes le gestionnaire de documents.
Maintenant, pour ces trois cas de figures, nous allons en étudier quelques applications.
Dans chaque situation, nous proposerons dans une section, l’élaboration d’un outil de gestion ainsi que, dans la section suivante, des fiches pratiques.