2.1. Différences entre vocabulaires

Vous avez sans doute remarqué que des expressions différentes sont employées, même si elles correspondent toutefois à des approches similaires.

2.1.1. Des expressions différentes

Gestion des archives courantes, des documents, des documents actifs, des documents administratifs; vous rencontrerez même, dans le contexte de la francophonie, l’acception anglo-saxonne “records management[1]” qui n’est pas traduisible exactement en français parce qu’elle correspond à une approche spécifique propre à une culture : voici différentes expressions qui désignent à peu près le même concept, au-delà des réflexions et débats qui s’y attachent.

L’anglais utilise habituellement des mots différents pour désigner des périodes différentes de la vie d’un document : records, archives. En français, nous parlons généralement d’archives, en y accolant un qualificatif qui détermine à quelle période du cycle de vie nous nous référons : courantes[2], intermédiaires[3] ou définitives[4] (on parle aussi de documents ou d’archives actives ou semi-actives, pour désigner les archives courantes et intermédiaires). L’expression gestion des documents administratifs[5], que vous retrouvez dans les modules 4 et 5, est plutôt utilisée par nos collègues canadiens.

2.1.2. Pour des approches similaires

Mais alors, archives courantes[2] et documents administratifs[6], est-ce pareil ?

Très concrètement, il s’agit des documents, quel que soit le support (papier, électronique, etc.), produits ou reçus par quelqu’un dans l’exercice de ses fonctions, et qui sont quotidiennement ou très fréquemment utilisés, pendant une période variable (l’actualité d’un dossier peut durer de quelques jours à quelques années…).

Gérer ces documents - ou ces archives courantes -, c’est faire en sorte que l’information enregistrée soit administrée de façon rationnelle et efficace, de manière à pouvoir la restituer facilement et rapidement en contrôlant la création, l’organisation et le traitement des documents. Ainsi, les documents pertinents peuvent être remis à la personne adéquate au bon moment. L’information contenue dans ces documents doit en effet être disponible comme appui de l’activité de l’organisation, institution, entreprise, etc.

En anglais cette gestion fait partie duRecords Management[1] , terme que vous pouvez être amenés à entendre, voire employer ; il fait l’objet d’une norme internationale ISO depuis 2001.

ComplémentLa norme internationale sur le Records Management

Le Records Management fait l’objet d’une norme internationale ISO depuis 2001 :

ISO 15489-1 (principes directeurs) et ISO 15489-2 (Guide pratique).

Présentée comme " un guide pour l’organisation et la gestion des documents d’archives des organismes et entreprises, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes", la norme ISO15489 définit les éléments nécessaires à la création, à l’archivage et à l’organisation des documents. Un rapport technique intitulé "Procédures de Records Management" a été préparé pour expliquer plus en détail divers éléments de la mise en place d’un programme de gestion des documents administratifs.

Après avoir décrit les avantages de la gestion des documents administratifs, la norme insiste sur le besoin de bien définir l’environnement réglementaire et recommande l’adoption des principes et la répartition des responsabilités en matière de gestion des documents administratifs au sein de l’organisation. Elle énumère 11 attributions principales d’un programme de gestion des documents et décrit les qualités nécessaires pour produire et organiser des documents authentiques, fiables, intègre et exploitables. En traitant de la conception et la mise en œuvre d’un système d’archivage, elle aborde des questions telles que ses caractéristiques, ses étapes et ses méthodes. Elle aborde ainsi les outils de la gestion des documents pour définir les durées de conservation, établir des systèmes d’enregistrement, de classification, de stockage, d’accès, de traçabilité et d’élimination et prévoir des moyens de contrôle et des audits.

Bref, ce que la norme décrit et préconise, c’est en quelque sorte l’état le plus abouti de la gestion des archives courantes et intermédiaires ou des documents administratifs.

Ce n’est pas toujours possible d’appliquer toutes ces méthodes abouties, car elles correspondent à des situations "économico-socio-culturelles" particulières. La norme fournit quand même des indications d’un idéal à atteindre.

Comme toutes les normes adoptées par l’Organisation internationale de normalisation (ISO), le document décrivant les principes directeurs et le guide pratique est protégé par le droit d’auteur. Il ne peut donc être copié ou même diffusé sur l’Internet. On peut se le procurer auprès de l’organisation elle-même ou par son site Internet à l’adresse https://www.iso.org/fr/home.html