2.3. Pourquoi est-il si difficile de s'impliquer en amont ?
Il est en effet souvent très difficile de s’impliquer en amont dans la gestion des documents/archives courantes.
Tous les professionnels de la gestion de l’information, ou ceux qui y sont temporairement affectés, ont connu ou connaissent dans leur travail des difficultés qui, bien souvent, ne sont pas d’ordre technique ou intellectuel, mais d’ordre stratégique ou relationnel.
Cela vient souvent d'une méconnaissance qui engendre des idées toute faites, d'où un effort de sensibilisation est indispensable.
2.3.1. Méconnaissance et idées reçues
Vous avez sûrement entendu l’expression “archives vivantes”, par rapport à “archives mortes”. Les producteurs et utilisateurs des documents ne savent généralement pas ce que suppose, de la part de tous les acteurs du processus, une bonne organisation de la gestion de l’information. Leur perception est généralement immédiate :
“ J’ai besoin des informations contenues dans ce document, il est vivant ; je n’en ai plus besoin, il est mort. Son sort ne m’intéresse plus. Mais si j’en ai besoin, je dois pouvoir en disposer immédiatement ”. Certes, mais si cet utilisateur en a besoin quelques semaines, quelques mois après ?
Il faut bien reconnaître que, de manière générale, les producteurs ne se sentent pas concernés. Ainsi vous consultez un médecin, vous êtes surtout intéressé à trouver remède immédiat à votre problème actuel ; vous ne vous préoccupez pas de l’organisation de la clinique. Posez-vous la même question la prochaine fois que vous entrez dans un magasin pour acheter un article courant.
Or mettre en place un système de gestion des archives courantes suppose un minimum d’investissement humain préalable de la part de quelques-uns.
Enfin, dans notre monde francophone, si l’on excepte le Québec et la Suisse ainsi que la Tunisie au niveau national, on ne peut réellement s’appuyer dans les autres pays sur une tradition administrative - y compris dans le secteur privé et à de rares exceptions près -, reconnaissant le bien-fondé de telles structures et méthodes de travail. Il y a bien un service des archives… et pour le reste, on se débrouille, ou on ne se débrouille généralement pas ! Le rapport existant entre l’investissement que suppose la mise en œuvre d’un système de gestion de l’information et la rentabilité que l’on peut en tirer n’est très souvent pas encore perçue.
2.3.2. Un effort de sensibilisation
Pourtant, quand un système de gestion des documents fonctionne bien :
les informations qu’ils contiennent peuvent être récupérées rapidement, facilitant en cela les tâches des administrations qui en ont besoin ;
il est assez facile de gérer le sort des documents inutiles et la conservation de l’information en sera grandement simplifiée ;
l’espace, les installations et les ressources sont utilisés de manière plus rationnelle, et à moindre coût, si la gestion de l’information est bien conçue.
Réussir cela est l’affaire des gestionnaires d’archives courantes. Cependant, cette réussite dépend en grande partie des producteurs/utilisateurs dont il faudra améliorer, ou même forger, la perception de la gestion des archives courantes, cela afin de les faire participer et de ne plus entendre parler “d’archives vivantes” ou “d’archives mortes”.
C’est pourquoi les relations avec les producteurs de documents/d’archives sont si importantes, et qu’il faut penser avant tout en termes de stratégies et de communication.