2.3. Le positionnement des Archives dans l'administration
Dans une loi sur les archives, on en vient immanquablement à considérer le positionnement de l'institution Archives au sein de l'administration de l'État.
Certes, les rattachements institutionnels peuvent être variés, et ils varient du reste d'un pays à l'autre :
Chef du Gouvernement,
Premier ministre,
Justice,
Intérieur,
Enseignement,
Affaires culturelles…
Ces rattachements ont tous leurs avantages et leurs inconvénients : il convient cependant de ne pas placer les archives en position de concurrence difficile face à des compétences considérées comme si importantes que les archives en sortiraient défavorisées. Ainsi, au sein d'un ministère des Affaires culturelles, les archives sont mesurées à l'aune de compétences culturelles parfois plus spectaculaires.
En tout état de cause, si l'institution doit être apte à faire face aux fonctions qui lui reviennent et donc être de ce fait dotée d'un budget adéquat, il faut privilégier son unité administrative.
Le démantèlement au profit de tel ou tel organisme, pourvu alors d'une gestion autonome de ses archives, s'il s'explique parfois par le poids de l'histoire (comme en France où les archives du Ministère des Affaires étrangères et du Ministère de la Défense jouissent d'une autonomie complète), est évidemment un mouvement peu compatible avec l'objectif qu'on peut attendre d'une loi sur les archives.
Il faut en tout cas éviter que des institutions de caractère privé (association, fondation, etc.) se voient confier des missions de conservation d'archives de nature publique, même si la tentation est grande, aujourd'hui, de regrouper des fonds prestigieux, publics et privés, autour d'une thématique forte, dans une institution ad hoc créée à cet unique effet. Ces institutions doivent, si la nécessité se fait sentir de dynamiser la collecte sur un thème jusque là négligé, se concentrer sur la collecte de fonds d'archives privées. Si les fonds d'archives publiques apparaissent comme complémentaires des fonds d'archives privées collectés, les besoins légitimes des chercheurs doivent être comblés par le recours aux supports de substitution (microfilmage, numérisation).
La mémoire d'un pays s'appuie sur une institution Archives forte.
