Introduction
Les archives définitives se trouvent sous toutes les formes documentaires.
Elles sont créées en tant qu’archives courantes par des personnes, pour elles-mêmes ou dans le cadre des activités d’un organisme, pour garder un témoignage de leurs actions.
Elles peuvent être archives définitives dès le moment de leur production quand leur créateur ou leur destinataire décide de les conserver à long terme pour servir de mémoire et témoigner de leurs actes, de leurs droits, de leurs devoirs et indirectement de leur identité, de leur culture et de leur patrimoine.
Leur statut d’archives définitives n’est reconnu, la plupart du temps, qu’une fois que leur utilité directe est terminée et que leurs producteurs prend les moyens nécessaires pour les conserver définitivement.
On retrouve des archives définitives partout où des données sont consignées sur un support documentaire[1] pour traiter une affaire pour laquelle on doit garder une trace indéfiniment. Comme l’indique la définition proposée plus haut par le Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France, elles sont conservées pour l’une ou l’autre des trois raisons principales :
besoins de la gestion ;
besoins de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées ;
besoins de documentation historique de chercheurs.