Module 6 - section 1 : Particularités des archives définitives

Nous venons de citer les étapes du traitement des archives définitives, mais il en est une essentielle mais qui a une place à part parce qu’elle se situe à toutes les étapes de leur traitement, il s’agit de l’évaluation^[1].

Comme l'a indiqué Normand Charbonneau :

« elle [l'évaluation] est  une fonction transversale utilisée pour s’acquitter de la plupart des autres fonctions ou opérations archivistiques. »

Le terme « évaluation » est utilisé dans plusieurs manuels comme l’équivalent du tri parce qu’on y a vu une traduction commode du terme anglais appraisal  auquel les archivistes anglophones recourent pour désigner ce qu’en français on a toujours désigné comme la fonction du tri ou de la sélection. Sans nous égarer dans des discussions sémantiques, il suffit de reconnaître ici que l’on recherche les mêmes objectifs. Pour citer encore Normand Charbonneau,

« Il est important de souligner la relation étroite qui existe entre les étapes de l’évaluation des archives en vue de l’acquisition [la collecte] et celle qui s’effectue en fonction de la sélection. En effet, ces démarches s’appuient sur des principes apparentés, puisqu’il s’agit des phases successives d’un même processus dont la principale différence réside dans le fait qu’elles s’appliquent à des unités archivistiques de niveau différent. »

Au terme de l’évaluation, on aura reconnu et constitué des regroupements d’archives définitives

• en acceptant le transfert de fonds complets ou de versements par l’application des procédures de collecte ;

• en ne retenant de ces versements que les documents qui possèdent des qualités d’archives définitives par l’application des procédures de tri et l’élimination des autres documents.

C’est pourquoi les fonctions de collecte et de tri sont intimement liées à l’évaluation et que les critères d’évaluation d'un centre d’archives doivent se concevoir de façon compatible.