2.4. Diversité des services et des institutions d'archives
Tous les services et institutions d’archives partagent une définition commune, celle d’être un «service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.» Mais, tous ne sont pas semblables. De façon superficielle, on distingue souvent les services d’archives par leur taille et l’importance de leur budget ; mais, ce ne sont pas là les principales caractéristiques.
À vrai dire, on distingue les services et institutions d’archives surtout par les mandats qu’ils détiennent de leurs organismes de tutelle respectifs. Ces mandats varient nécessairement selon que l’organisme de tutelle est public ou privé, selon les champs d’activités des organismes et aussi, forcément, selon la diversité des supports documentaires qui sont utilisés dans le cours normal des activités de l’organisation.
Exemple :
Les archives d’une entreprise ou d’une administration pourraient avoir surtout un mandat de service de gestion des documents, ne conserver que les archives de l’entreprise de tous les supports documentaires, mais ne donner accès aux archives définitives qu’aux membres de leur personnel administratif.
Ainsi, les archives d’une administration départementale auront un mandat de collecte des documents d’archives de l’administration départementale, pourra dans certains cas accepter des archives privées d’organismes du département de divers supports documentaires et donner accès à sa salle de consultation à toute personne désirant faire de la recherche à partir des documents d’archives de ses fonds et collections[1].
Les archives d’une société historique pourraient s’intéresser exclusivement à la conservation d’archives d’une région, restreindre son champ de collecte aux seules archives textuelles et photographiques et ne donner accès qu’aux chercheurs dûment accrédités par une autre société historique ou une université.
La plupart des institutions publiques intéressées par les archives privées mettent sur pied un programme de sensibilisation auprès des détenteurs de fonds des types recherchés. Ainsi les archives d’une administration municipale pourraient désirer faire l’acquisition de fonds privés d’anciens dirigeants ou même de fonctionnaires principaux pour offrir des sources documentant plus largement l’histoire de leur municipalité. Dans certains cas, on élargira la couverture à tous les citoyens de la localité ou de l’organisme pour offrir, au-delà de la vie politique, des sources témoignant de toute la société.
Complément : Pour plus de détails...
Pour en savoir plus : la Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (ISDIAH)
Le Conseil international des archives a diffusé en 2008 une nouvelle norme internationale permettant la description des institutions de conservation des archives, services d’archives publics ou privés, mais aussi bibliothèques, musées, ou toute autre institution patrimoniale détentrice d’archives. Voir la section 6 « Description contextuelle ».
Des services d’archives de toute taille et de tout statut peuvent être amenés à participer à des projets collaboratifs. Tel est le cas des institutions contribuant au Censo Guia des Archives d’Espagne et d’Amérique latine (http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm). L’objectif est de donner accès aux descriptions des ressources intéressant l’histoire de l’Espagne et de l’Amérique latine. Près de 40 000 institutions espagnoles, brésiliennes, chiliennes, colombiennes, mexicaines, etc., services d’archives publics ou privés, nationaux ou territoriaux, sont représentées dans le site.