2.3. Diversité des documents d'archives définitives
Pendant longtemps, on estimait que les seules « vraies » archives ne pouvaient être que des documents textuels.
Exemple :
Pour ne citer qu'un exemple, le premier Manuel d'archivistique, publié en France en 1970, présentait d'abord l'archivistique générale en première partie en se limitant aux documents sur papier créés à des fins administratives. On y abordait les sceaux, les archives des documents figurés (cartographiques et iconographiques) et les autres formats dans une partie intitulée « Archivistique spéciale ».
Évidemment, on n’avait encore aucune idée de la révolution documentaire créée dans le monde archivistique par la propagation et la démocratisation des supports audiovisuels et, encore moins, par l’avènement des technologies de l’information et de la communication.
Depuis longtemps, pourtant, on retrouve régulièrement des documents photographiques dans les dossiers de gestion de format papier alors que les archives des formats audiovisuels étaient conservées séparément. Au cours des dernières décennies, on trouve aussi plus souvent des formats de l’électronique, telles les disquettes, les CD-Rom et même des DVD contenant des documents de divers types (textes, photographies, audiovisuels et même numériques). Les défis posés par la plus récente transformation des supports documentaires, traités dans le module 7 (Gestion et archivage des documents numériques), ont radicalement modifié tous nos scenarii traditionnels du traitement archivistique parce que, désormais, dans un grand nombre d’administrations et d’organisations, la majorité des documents sont d’abord créés par des formats numériques.
Aujourd’hui, on constate que les archives définitives se retrouvent souvent sous plusieurs formats différents et complémentaires. Tout en demeurant conscient des besoins de traitement, physique et intellectuel, différents pour chacun des supports, on doit quand même recourir à des interventions qui assureront les liens nécessaires entre les uns et les autres.
Conseil : Avant d'aller plus loin...
Avant d’aller plus loin, faites une pause immédiatement dans la lecture de ce module et posez-vous les questions essentielles suivantes :
Quel est le support documentaire principal de chacun des fonds d’archives que je conserve ?
Quels sont les autres supports utilisés ?
En quoi certains supports documentaires sont-ils complémentaires des autres ; lesquels sont les originaux, lesquels sont des copies ?
Comment conserver chaque support documentaire de façon adéquate tout en préservant les liens nécessaires entre tous les documents créés ensemble ?
Complément : Pour plus de détails...
Diversité des supports d'archives définitives [pdf]
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