2.6. Les étapes du traitement des archives
Quelle que soit leur provenance, les archives doivent faire l’objet d’un traitement avant d’être accessibles au public. Ce traitement est nécessaire :
pour assurer que seules les archives définitives seront conservées afin d’éviter que les ressources budgétaires limitées ne soient gaspillées par la garde de documents ne possédant pas les qualités d’archives définitives ;
pour comprendre les documents d’archives et les décrire adéquatement afin que les générations lointaines de chercheurs autant que les générations immédiates puissent utiliser les documents avec une connaissance adéquate de leur nature et du contexte de leur production ; l'examen du contexte devient aussi un facteur d'authenticité et de sens.
pour appliquer rapidement les mesures nécessaires à leur conservation à long terme ;
pour en programmer l’accès en respectant toutes les conditions de leur transfert à votre service ou institution d’archives.
Dans ce module, nous aborderons les principales étapes du traitement des archives définitives :
la collecte,
le tri,
le classement,
la description.
Nous laissons à des modules qui suivent les questions relatives à la gestion et l’archivage des documents numériques (module 07), la préservation et la restauration (module 08), la communication des archives (module 11) et la valorisation des archives (module 12).