2.2.2. Archives privées
Dit simplement, les archives privées sont des documents produits ou reçus par des individus ou des organismes privés dans le cadre de leurs activités. Elles proviennent donc d’une large diversité de producteurs : des familles, des associations, des entreprises commerciales, financières, industrielles, des syndicats et même des partis politiques. Leur traitement dépendra largement du statut juridique du producteur du fonds[1].
Remarque :
Des papiers publics peuvent être contenus dans des fonds privés (par exemple, papiers de fonctions d'hommes politiques).
Dans les cas où l'organisme producteur des archives assure aussi la garde des archives définitives, les versements s'effectuent de façon directe en suivant les processus internes de l'organisme.
Exemple :
C’est le cas de plusieurs grandes entreprises comme Saint-Gobain, Sanofi-Aventis en France, Bombardier au Québec et de la plupart des banques dans le monde.
Ces institutions disposent généralement de services de gestion des documents qui régissent le traitement des archives courantes et intermédiaires.
Dans quelques pays, plusieurs institutions d'archives publiques conservent aussi des archives privées autres que celles de leur institution de tutelle et les confient à un service ou une division différente de celle qui est responsable des archives publiques.
Exemple :
C’est le cas des Archives de France et des archives fédérales et provinciales au Canada.
La plupart des fonds d’archives privés versés proviennent d’individus et d’organismes sans programme de gestion des documents et n’ont subi aucun traitement préalable.
Moins souvent, des organismes privés se chargeront des archives privées autres que celle de leur organisme de tutelle. C'est quand même le cas de plusieurs associations.
Exemple :
C'est le cas des associations comme les sociétés historiques ou généalogiques qui, souvent grâce à des subventions publiques, assurent la garde d’archives privées.
Dans ces cas aussi, les fonds d’archives n’ont subi aucun traitement préalable.