2.2.1. Les valeurs directes des archives
Comme nous l’avons déjà vu dans le module 4, la gestion des documents reconnaît une gamme de valeurs pour déterminer les durées de conservation de certains types de documents et leurs échéances d’élimination.
Dans la plupart des cas, les échéances de conservation des documents aux stades courant et intermédiaire sont déterminées sur la base de leur pertinence pour leur producteur. On dit de ces documents d’archives qu’ils possèdent encore leur valeur directe (primaire)[1] lorsqu’ils sont toujours utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été produits.
Ces documents sont généralement ceux que les producteurs considèrent archives courantes et gardent sous leur responsabilité aussi longtemps qu’ils en ont besoin pour se renseigner ou pour attester de leurs activités. Ils deviennent archives intermédiaires lorsqu’ils ne sont plus d’utilité courante, mais qu’ils doivent être conservés pendant une certaine période pour respecter des prescriptions légales ou servir à des fins fiscales ou administratives.
Les valeurs légale, fiscale et administrative des documents et des dossiers peuvent aussi justifier la conservation de certaines archives indéfiniment et, dans ces cas, elles peuvent être désignées comme telles dans le tableau de gestion[2] (calendrier de conservation[3]).
