7.5. Cinquième étape : coter et ranger le fonds
Le déséquilibre de volume d’une affaire à l’autre n’a pas permis de conserver la numérotation initiale comme système numérique de cotation.
D’une part, tous les documents se rapportant à une même affaire peuvent se présenter sous différents supports et formats : liasses, plans à plat, plans roulés.
D’autre part, tous les documents d’une même affaire peuvent représenter un volume trop important pour pouvoir être regroupés sous un seul et même conditionnement.
En conséquence, une même affaire peut être représentée par plusieurs cotes.
La grande diversité des supports et des formats a conduit à un conditionnement et une conservation différents selon chaque type.
Les pièces composant un même dossier d’affaire peuvent ainsi être physiquement conservées séparément.
Cependant, on a adopté une cotation continue pour l’ensemble du fonds, privilégiant ainsi le découpage du fonds en grandes parties : papiers personnels et professionnels, dossiers de projets sans et avec numéros d’ordre.
Il est à noter qu’une cote se compose implicitement comme ceci :
numéro de sous-série
et numéro d’article.
Ainsi, la cote 142 J 809 correspond à l’article contenant la correspondance, les minutes et plans du projet et les dossiers des entreprises se rapportant à la pension d’enfants “Montjoie” alors que la cote 142 J 810 correspond à l’article contenant les plans à plat de la même affaire.
Exemple :
142 J 809-811 | Pension d'enfants “Montjoie” pour Mlle Cazelles et Ernest Seige, Megève. | 1935-1980 | |
809 | Correspondance, minutes et plans du projet, dossiers des entreprises. | 1935-1971 | |
810 | Plans à plat. Travaux divers (1935) : plans, coupes, élévations (7 pièces). Agrandissement et surélévation (1937) : plans, coupures, élévations (4 pièces). Aménagement des combles (1946) : plans, coupes, élévations (11 pièces). Transformation du rez-de-chaussée (1956) : plans, coupes, élévations (10 pièces). | 1935-1958 | |
811 | Plans en rouleaux. – Transformations : plans, coupes, élévations (9 pièces). |
Exemple : Le même exemple saisi sous ICA-AtoM :
La hiérarchisation des niveaux de description est la suivante : Fonds Henry Le Même (niveau fonds) / Papiers relatifs à l'activité publique (série organique) / Dossiers de projets (sous-série organique) / Pension d'enfants « Montjoie (sous-série organique) / Correspondance, minutes et plans du projet, dossiers des entreprises (dossier).
Une même notice présente outre l'intitulé de l'affaire, l'analyse de tous les articles se rapportant au dossier. Un second niveau de regroupement pourra apparaître pour présenter les sous-dossiers cohérents à l'intérieur d'un projet, par exemple une phase spécifique de travaux.
Exemple :
142 J 1189-1194 | Établissement scolaire privé “Pensionnat Saint-Joseph” pour la société civile immobilière de l'Hermitage, Sallanches. | 1939-1991 |
HJLM324 | Saint-Martin-sur-Arve. Construction d'un nouveau bâtiment. Réalisé. | |
1189-1192 | Construction | 1939-1948 |
Exemple : La même notice saisie sous ICA-AtoM :
L'unité documentaire « Construction » constitue un niveau inférieur de description de « Établissement scolaire privé... ».
