Module 6 - section 5 : Description archivistique

• Il donne un aperçu d’un ou plusieurs fonds conservés dans un ou plusieurs dépôts d’archives

• et propose une description par série organique, plus fine que celle d’un état des fonds.

Chaque notice descriptive comprend :

• les cotes extrêmes,

• l’analyse du groupe de dossiers comportant au minimum son intitulé, suivi éventuellement d’une analyse plus détaillée,

• les dates extrêmes de la série organique.

Une forme d’état sommaire s’est particulièrement développée pour les archives contemporaines, l’état des versements, qui permet, en regroupant les descriptions des versements, de tenir à jour un état des archives versées par chaque producteur.

• Il est la description sommaire de tous les versements d’archives contemporaines reçus par un service d’archives,

• il est établi à partir des bordereaux de versement.

L’état des versements qu’il convient de dresser à l’intention du public est donc un état méthodique par services producteurs qui respecte le principe fondamental du respect des fonds.

Pour chaque versement, il donne :

• le nom du producteur,

• le numéro de versement,

• le sommaire du versement présenté par groupes de dossiers,

• les dates extrêmes,

• le métrage linéaire,

• la date de communicabilité de la totalité du versement.