Introduction
Le plan de classement est un outil visant à organiser et faciliter le repérage des documents. Puisqu’il vise à fournir une organisation intellectuelle des documents produits et reçus par un organisme, il est applicable tant aux documents analogiques qu’aux documents numériques. Il est habituellement organisé selon les fonctions et activités de l’organisme. Cependant, l’implantation d’un plan de classement dans un environnement numérique peut différer et nécessiter des adaptations.
Nous avons vu dans la Section 2 Création et identification des documents numériques que les usagers ont habituellement plusieurs espaces pour enregistrer les documents produits et reçus dans le cadre de leurs fonctions. Certains de ces espaces sont individuels, soit uniquement accessibles à un usager et d’autres espaces sont partagés, c’est-à-dire que plusieurs employés d’une même unité et/ou direction peuvent avoir accès aux documents qui y sont enregistrés. Les accès à ces espaces sont habituellement définis selon les fonctions de chaque personne, les documents nécessaires à la réalisation de leurs tâches et les niveaux de confidentialité des documents qui y sont enregistrés. Ces espaces de travail peuvent se trouver à différents endroits : un espace réseau, un système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final, des applications métier, des plateformes collaboratives, etc. Lorsque plusieurs personnes partagent un espace d’enregistrement, il convient d’y déployer des outils de gestion des documents afin d’organiser et faciliter le repérage des documents numériques.