Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

La cotation figure dans le nom du dossier afin d’indiquer à quel niveau de classement se réfère le dossier. Le fait d’inclure la cotation permettra d’organiser numériquement l’ordre des dossiers et sous-dossiers. De plus, certains usagers connaissent bien le numéro de la série et seront ainsi en mesure de s’y référer aisément.

Les libellés se trouvant dans le plan de classement sont habituellement indiqués pour faciliter le repérage et l’utilisation du plan. Les titres/intitulés de certains dossiers peuvent être abrégés conformément à la stratégie de nommage de l’organisme de façon à limiter la longueur des noms de fichiers et des noms de dossiers. En effet, l’archiviste doit s’assurer de limiter la longueur du chemin d’accès dans la barre d’adresse (fil d’Ariane) afin de ne pas empêcher l’ouverture et la consultation d’un document numérique. La longueur du fil d’Ariane est un aspect très important à considérer lors d’une implantation d’un plan de classement dans un espace réseau. Certains organismes peuvent choisir de ne pas inclure les premiers niveaux du plan de classement afin de limiter la longueur du fil d’Ariane. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, cela signifierait que la cote « 0500-ress-doc » ne serait pas visible dans l’espace réseau. Le premier niveau, de cette section, serait plutôt le « 0530-organisation-ress-doc ». Le fait de ne pas rendre visible ce premier niveau a pour effet aussi de limiter le nombre de dossiers et sous-dossiers pour accéder aux documents. Donc, de limiter le nombre de « clics » lors de la navigation.