Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

Lors de l’implantation d’un plan de classement dans un espace réseau, il est important pour l’archiviste d’analyser, à nouveau, les activités et les documents de son organisme, de revoir et d’actualiser le plan de classement pour s’assurer d’inclure les documents numériques servant aux activités de l’organisme. Néanmoins la réflexion doit être globale, c’est-à-dire inclure les documents analogiques de manière à gérer l’hybridité de certains dossiers.

Par ailleurs, comme toute activité en archivistique impliquant la participation des usagers, il est important d’obtenir l’appui de la direction et de collaborer avec les employés concernés. Une phase de test est également indispensable.

Finalement, l’archiviste doit considérer comment sera déployé le plan de classement et comment le transfert des documents numériques, déjà enregistrés dans l’espace réseau, sera effectué dans cette nouvelle structure. En effet, différentes possibilités s’offrent à l’archiviste :

(1)   Effectuer le transfert de tous les documents numériques se trouvant dans l’espace réseau. En effet, il est possible, selon la masse documentaire, de procéder au transfert de tous les documents en analysant l’activité documentée et en les classant selon la cotation appropriée. Ce transfert peut être effectué par l’archiviste en poste ou encore par les usagers, au besoin.

(2)   Identifier un « an 0 » (ex. : à compter du 1^er janvier 2024) à partir duquel les documents seront transférés dans le plan de classement. L’an 0 consiste à transférer, au fur et à mesure, les documents qui sont nouvellement créés ou utilisés dans le plan de classement. Ainsi, le transfert est graduel et est applicable uniquement aux documents numériques qui sont utilisés. Pour les documents qui ne sont plus utilisés, ils peuvent demeurer dans l’espace réseau et seront conservés selon la durée prévue au calendrier de conservation.