Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

Le plan de classement hiérarchique peut aussi être déployé selon ces mêmes modalités dans d’autres plateformes d’un organisme, tel un système d’archivage électronique (SAE) gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final (electronic records management systems) ou une GED. En effet, dans ces systèmes, il est possible d’inclure le plan de classement hiérarchique pour permettre aux usagers de naviguer dans la structure et choisir la cote sous laquelle enregistrer son document numérique. De plus, ces systèmes offrent diverses fonctionnalités pour optimiser l’utilisation du plan de classement comme lier un document numérique à plus d’une série. Pour les documents analogiques, l’archiviste devait identifier l’activité principale à laquelle se rattachait le document afin de le classer sous la série correspondante. Or, dans l’environnement numérique, il est possible de lier un document à plus d’une série sans le dupliquer. Par exemple, un rapport sur la gestion des ressources humaines pourrait être classé sous l'activité qui a entraîné la création du rapport. Cependant, si ce même rapport doit être approuvé par le conseil d'administration de l'organisme, il figurera également dans le dossier de réunion de cette instance. Par conséquent, ce même rapport sera conservé et par conséquent lié à deux activités.

Par ailleurs, un SAE ou une GED permettent, contrairement à l’espace réseau, d’inclure le plan de classement hiérarchique dans les métadonnées. Les métadonnées sont très importantes pour documenter le contexte de création des documents et pour faciliter le repérage. Ainsi, il est possible d’inclure dans les métadonnées les codes de classement. De cette façon, les codes de classement peuvent ne pas être visibles aux usagers et ainsi permettre une gestion documentaire transparente.

En effet, afficher l’arborescence n’est pas toujours nécessaire. Certains usagers enregistrent leurs documents dans un nombre limité de dossiers et ils n’ont pas nécessairement besoin du plan de classement pour s’y retrouver. D’autres usagers peuvent avoir accès à des outils de classification automatique qui identifient les dossiers pertinents à l’enregistrement des documents. Ainsi, l’archiviste doit, en collaboration avec les usagers et les pratiques existantes dans son organisme, déterminer quelles métadonnées doivent être visibles et quelle est la meilleure méthode pour enregistrer les documents dans le plan de classement.