1.1. La norme ISO15489 – Information et documentation – Gestion des documents d’activité

Rappel

La norme ISO15489 – Information et documentation – Gestion des documents d’activité présente une méthodologie visant à implanter un programme et des dispositifs de gestion des documents. La démarche proposée peut s’appliquer tant à la gestion des documents analogiques que numériques.

Rappelons ici les huit étapes identifiées dans cette norme :

 

·       Étape A - Enquête préliminaire qui vise à bien connaître l’organisme tant sa structure, ses activités que sa culture organisationnelle.

·       Étape B - Analyse des activités pour bien comprendre les fonctions et les activités de l’organisme.

·       Étape C - Identification des exigences archivistiques et des besoins afin de gérer les documents de façon à ce qu’ils soient authentiques, intègres, fiables et accessibles.

·       Étape D - Évaluation des systèmes existants tant les systèmes de gestion des documents numériques que l’ensemble des systèmes utilisés par l’organisme et qui sont susceptibles de produire ou d’enregistrer des documents.

·       Étape E - Identification des stratégies d'élaboration et d'implantation du système

·       Étape F - Conception du système et des dispositifs permettant d’effectuer une gestion des documents numériques adéquate.

·       Étape G - Mise en œuvre et implantation du système au moyen de formations et de différentes mesures d’accompagnement.

·       Étape H - Suivi et contrôle après implantation afin de vérifier si les objectifs visés par le déploiement de dispositifs sont bien atteints et répondent aux besoins énoncés.

Sans expliquer l’ensemble de ces étapes, qui sont bien souvent connues de l’archiviste, cette marche à suivre « rappelle l'importance du consensus et de l'aval de la direction ; oblige à une systématisation des processus ; oblige à une réflexion sur les enjeux relatifs à ce type d'implantation ; ajoute de la crédibilité aux interventions archivistiques » (Couture et Roy, 2006-2007). En sus des étapes énoncées dans cette norme, différentes méthodologies en gestion de projet proposent des étapes et composantes qui peuvent être bien utiles dans la mise en place d’activités de gestion des documents numériques.