1.2. Du côté de la gestion de projet
Il peut être intéressant, pour l’archiviste, de s’inspirer des principes de la gestion de projet pour la planification et la réalisation des activités de gestion des documents numériques. En effet, la gestion de projet offre différentes méthodologies qui permettent, notamment, de procéder à l’analyse de l’environnement et d’identifier les facteurs qui influencent les activités tout en considérant certaines contraintes organisationnelles.
L’archiviste, dans l’élaboration de solutions en gestion des documents numériques, doit considérer certaines contraintes et assurer un équilibre entre celles-ci. Parmi les contraintes, mentionnons :
Le coût : Les activités de gestion des documents numériques peuvent nécessiter un investissement financier. Par exemple, l’acquisition d’un système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final nécessite des dépenses pour le système lui-même ainsi que les ressources connexes requises pour son déploiement.
Le délai : La conception et le déploiement de dispositifs de gestion des documents numériques nécessitent un investissement important en temps. Les usagers, quant à eux, requièrent un accès à des documents de qualité en temps opportun. Ainsi, l’archiviste doit bien planifier les délais nécessaires à la mise en œuvre des solutions.
La qualité : Tout en considérant les contraintes précédemment présentées, l’archiviste doit s’assurer d’offrir des outils de qualité pour la gestion des documents numériques.
La mise en place de dispositifs de gestion des documents numériques peut également nécessiter de suivre une démarche qui peut se décomposer plus finement en sous-composantes présentées ci-dessous :
Besoin : Cette étape procède à une analyse des besoins de façon à bien connaître les enjeux, les lacunes ou les leviers en gestion des documents numériques ainsi que l’identification des solutions préconisées, le cas échéant.
Faisabilité : Cette étape évalue la capacité de l’organisme à mettre en œuvre les solutions de gestion des documents numériques identifiées (temps, coûts, ressources). À cette étape, il importe de faire le choix d’aller de l’avant ou non dans la mise en œuvre des dispositifs préconisés et, pour l’archiviste, d’obtenir un mandat de ses supérieurs pour aller de l’avant dans le développement d’activités de gestion des documents numériques.
Planification : Cette étape élabore un plan d’exécution qui inclut une planification des étapes à réaliser, les ressources attribuées dans la réalisation du projet, la définition des rôles et responsabilités des acteurs impliqués ainsi que l’élaboration d’un échéancier.
Réalisation : Cette étape consiste à mettre en œuvre les dispositifs de gestion des documents numériques, soit la création de l’outil, la formation et le déploiement des solutions.
Évaluation : Cette étape vise à mettre en place différents mécanismes d’évaluation afin de mesurer l’atteinte des objectifs visés et la satisfaction des usagers. À cette étape, il est important également de produire un rapport de clôture qui dressera un bilan des activités réalisées ainsi que les ressources utilisées dans la mise en place des dispositifs de gestion des documents numériques.