2.3.2. Élaborer une activité de formation
La formation est souvent un moyen privilégié pour informer les usagers des nouvelles façons de faire. Lors de l’élaboration de ses activités de formation, l’archiviste doit préciser les éléments suivants :
Les objectifs de formation ;
Les usagers visés ;
La durée prévue ;
Les modalités de la formation
o Présentiel : salle et équipement requis
o Virtuel : choix de la plateforme, gestion des questions, problèmes techniques ;
Le contenu : capture et enregistrement ? nommage ? classement ? métadonnées ? évaluation ? gestion des courriels ?, préservation, etc.
Les supports de présentation et documentation ;
Le suivi et l'évaluation de la formation.
Divers acteurs sont présents dans la mise en œuvre de solutions de gestion des documents numériques. Leur collaboration et leur participation sont précieuses. Par conséquent, il est important de bien identifier leurs besoins et bien transmettre les connaissances nécessaires pour faciliter l’utilisation des outils numériques mis à leur disposition.