1.1. Cas du document physique/analogique inclu dans une opération de numérisation à la chaîne [Module 7C - Section 3 : Intervenir sur les documents d’archives sur support numérique afin d’en garantir la préservation]

1.1. Cas du document physique/analogique inclu dans une opération de numérisation à la chaîne

Dans le premier cas, il est souvent facile de créer des fichiers de bonne qualité dès lors que la chaîne de numérisation est bien paramétrée, qu’elle soit opérée en interne ou via une prestation externalisée.

Fondamental :

La production des fichiers doit permettre de respecter les points suivants :

définition du format cible en fonction de critères qui garantissent à la fois une bonne qualité de la numérisation, un stockage optimisé – certains formats, par exemple le TIFF, sont volumineux et nécessitent un espace de stockage important – et un respect des normes et standards ;
génération systématique d’une description fonctionnelle et technique – notamment des informations permettant de contrôler l’intégrité^[1] du fichier dans le temps (empreinte^[2]) ou décrivant les options de numérisation choisies (algorithme de compression, profondeur de bits, résolution de balayage pour les documents sonores et audiovisuels), voire intégration automatique de métadonnées^[3] facilitant la gestion du cycle de vie ;
mise en place de procédures manuelles ou automatiques de contrôle qualité, par exemple en mettant en œuvre des opérations de validation de formats^[4].

Notes

Intégrité
L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.
Empreinte
Empreinte (empreinte numérique ou condensat ou hash) : Résultat d'une fonction de hachage appliquée sur une chaîne de caractères de longueur quelconque visant à réduire celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette chaîne de caractères. L'empreinte est l'un des éléments permettant de vérifier l'intégrité d'un document, d'un flux, d'un lot, d'une transmission,... (comparaison d'empreintes).
Métadonnées
Données décrivant le « contexte, le contenu et la structure ainsi que leur gestion dans le temps » (ISO15489, 2016). On les utilise notamment pour définir les « spécifications techniques, l'organisation intellectuelle, les conditions d'utilisation, la préservation, l'échange entre systèmes et l'administration des données » (Turner, s.d. cité dans EBSI, 2018).
Validation de format de fichier
La validation de format cherche à vérifier si un fichier numérique est conforme aux spécifications connues du format, d’un point de vue syntaxique - le fichier est bien formé - comme sémantique - le fichier est valide.