1.3. Les bonnes pratiques...
Quelques bonnes pratiques peuvent cependant être recommandées sans imposer trop de contraintes aux services producteurs et à leurs services informatiques.
Les logiciels
Il est sain de préconiser des logiciels permettant de créer les documents d’archives et formats de fichiers pris en charge : recommander le choix de logiciels permettant de générer des formats pouvant être interprétés par une variété importante de logiciels différents.
Les règles de nommage
Il est sain de préconiser des règles de nommage[1] des fichiers et des répertoires : recommander des noms de fichiers courts, compatibles avec les contraintes imposées par les systèmes d’exploitation – notamment Windows –, évitant les caractères spéciaux, intégrant des éléments de datation métier – les dates enregistrées automatiquement dans les fichiers eux-mêmes sont rarement signifiantes – et des informations sur l’état du document (provisoire/définitif, numéro de version).
Les modalités de stockage de fichiers
Il est sain de préconiser des modalités de stockage des fichiers : recommander, pour les documents dans leur version définitive, un stockage assurant sauvegarde et confidentialité – notamment si le document contient des informations non communicables ou protégées. Le stockage et/ou la sauvegarde peuvent être internalisés ou externalisés. Dans bien des cas, le service d’archives dépend cependant de la politique de stockage retenue par le service informatique.
Points d'attention
Attention :
Dans le cas où la création des documents est réalisée sur une plateforme externalisée sous la forme d’une prestation de services (ex. Office 365), il est fortement recommandé de vérifier à la fois les conditions de conservation (stockage et sauvegarde ; contrôles d’intégrité), les conditions d’accès (niveau de disponibilité) et les conditions de réversibilité (modalité de fermeture du service et de restitution des documents d’archives et des métadonnées de description, de gestion, techniques et informations de traçabilité) proposées par celle-ci .
Attention :
Pour des questions de confidentialité et de sécurité, les services producteurs peuvent recourir à des solutions de chiffrage des fichiers, ce qui garantit, en cas de vol ou de piratage informatique, que seuls les détenteurs des clés de déchiffrement seront en mesure d’accéder au contenu de ceux-ci. Si de telles solutions sont employées pour sécuriser le transfert ou le stockage des fichiers, il convient de s’assurer que les clés permettant de déchiffrer le contenu des documents sont bien conservées et gérées. Dans le cas contraire, le contenu des fichiers sera immanquablement perdu.
Pour plus d’informations sur la bonne manière de créer et organiser les documents d’archives, voir le module 5 et 7B.