5.2.4. La migration ou conversion du format de fichiers

La quatrième technique est celle qui a été le plus largement recommandée dans la littérature professionnelle : la migration ou conversion de format.

Il s’agit de changer le format de fichiers dans lequel est enregistré un document d’archives, et de :

  • passer d’un format qui n’est plus pris en charge par les logiciels de restitution de l’environnement actuel à un format pris en charge par les logiciels de restitution de l’environnement actuel. Cette opération peut se faire soit de manière systématique – tous les fichiers du format source conservés par le service d’archives sont traités lors de la même opération –, soit de manière ponctuelle, à l’occasion des demandes d’accès formulées par les utilisateurs ;

  • passer d’un format considéré comme non susceptible de garantir la préservation et l’accès à long terme d’un document d’archives, à un format considéré comme susceptible de le faire. On parle souvent de normalisation pour désigner ce type d’opération qui peut être opéré avant la prise en charge, au moment de la prise en charge ou a posteriori, pendant la conservation par le service d’archives.

Fondamental

La mise en œuvre de cette opération suppose que le format cible de la migration garantisse le maintien des propriétés porteuses de sens (les significant properties) des documents (formatage, présentation, fonctionnalités), ou du moins que leur perte éventuelle soit considérée comme non critique par le service d’archives.

Ceci implique donc une étude approfondie, une analyse de risque, ainsi que la réalisation de tests approfondis, y compris pour évaluer les ressources humaines et techniques qui sont nécessaires à la mise en œuvre de l’opération ainsi qu’au contrôle de son résultat. Il est indispensable de documenter précisément les choix effectués, et notamment les pertes d’informations acceptées.

À noter

  • changer de format de fichiers porte nécessairement atteinte à l’intégrité binaire des fichiers. Il convient donc de bien évaluer les risques à faire ou à ne pas faire l’opération et surtout à la documenter pour garantir que l’authenticité (authenticité juridique) des documents d’archives n’est pas altérée par l’opération ;

  • dans le cas où la migration s’opère sur des documents d’archives nativement numériques, il est fortement recommandé de conserver également le document dans le format sous lequel il a été pris en charge par le service d’archives. L’enjeu sera ensuite de gérer les différents fichiers associés au document d’archives ;

  • la migration n’est pas une solution adaptée pour certains types de formats de fichiers, notamment tous ceux qui présentent une animation (présentations, jeux vidéo) ou les formats vectoriels (plans, cartes, objets en trois dimensions) ;

  • les opérations de migration sont gourmandes en ressources informatiques (stockage, mémoire vive), ce qui n'est pas sans conséquences financières et environnementales. Il est recommandé de les réaliser sur des environnements distincts de ceux permettant de traiter les transferts en cours, faute de quoi ceux-ci pourraient se voir retardés voire arrêtés.