2.2.1. Les guides et index
Sous forme papier
On évitera de donner une forme trop austère aux guides thématiques : un corps de caractère sobre, une composition aérée, des illustrations, doivent donner envie d'utiliser l'outil pour mieux se repérer dans les différents fonds d'archives.
À l'intérieur, on veillera à multiplier les portes d'accès : un sommaire en début de volume, des index ou tableaux de différentes natures sont à considérer comme aussi importants que le corps du texte lui-même.
Le guide est souvent l'image du service qui l'a conçu.
Plus encore que le dépliant, par nature éphémère, il reflétera par le soin apporté à sa composition l'intérêt que l'archiviste porte à l'ouverture des collections qu'il conserve.
Sous forme informatique
Le guide n'est autre qu'une recherche assistée et renvoie aux principes des systèmes en vigueur qui peuvent être soit basés sur une indexation documentaire, soit en recherche sur texte libre.
L'ergonomie des écrans, leur défilement hiérarchique, l'encadrement des réponses, sont autant de paramètres à considérer pour que le demandeur obtienne satisfaction dans sa recherche sans dépense excessive de temps ni errance trop longue dans des labyrinthes de pages.