3.3.4. La réponse est négative : l'expression du refus et les instances d'appel
Diverses raisons peuvent entraîner une réponse négative à une demande de communication d'un document administratif :
le document n'existe pas,
la demande est imprécise,
la demande est considérée comme abusive,
le document demandé n'est pas communicable au titre des documents administratifs (il est non achevé, ou exclu par la loi),
le document est nominatif et le demandeur n'est ni la personne concernée, ni son représentant.
Le refus doit alors être notifié et motivé, comme toujours dans le cas de décisions administratives défavorables.
Le demandeur peut alors saisir, s'il en existe, une instance d'appel ; celle-ci peut être un individu (un fonctionnaire, habilité à trancher les litiges) ou un organe collectif.
Exemple :
En France, la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) joue ce rôle.
Organisme administratif indépendant, composé de dix membres dont trois magistrats, trois élus, un universitaire, deux directeurs d'administration (Archives nationales et Documentation française) et d'un représentant du Premier Ministre, elle dispose d'un mois pour notifier avis et conseils aux personnes qui l'ont saisie.
Elle examine environ 400 demandes par mois.
La question de l'accès aux documents administratifs est donc particulièrement délicate et doit être traitée avec rigueur et vigilance. Notion complémentaire de celle de document d'archives, mais différente, elle fait appel à des critères d'analyse différents qui s'appuient souvent sur des législations différentes.
Compte tenu de la complexité de cette approche et du très grand nombre de cas particuliers qui peuvent se présenter, prendre conseil en cas d'hésitation est un geste auquel le professionnel ne doit pas hésiter à recourir.
