2.6.1 La procédure
Il est souvent utile de compléter les documents du service avec d'autres documents mais aussi avec des objets. Les demandes de prêts à d'autres structures ou à des particuliers doivent être faites suffisamment à l'avance par l'établissement de fiches de prêt. Les conditions de prêt comprennent :
la procédure d'établissement du contrat et de la fiche de prêt,
la fixation des assurances,
le convoiement des pièces.
La norme française intitulée "Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d'une exposition", parue en juin 2002 (norme NF Z 40 – 010) décrit ces étapes une à une. (cf. site de l'Afnor ). Bien que cette norme ne prenne en compte que les documents, on constate que nombre de prescriptions peuvent être appliquées à d'autres types d'objets).