2.6.2 Les assurances
Pour les documents du service, l'institution est considérée comme étant son propre assureur. En revanche toute pièce exposée qui ne fait pas partie des collections du service, qu'elle provienne d'une institution publique ou d'une personne privée, doit être assurée « clou à clou », c'est-à-dire depuis le moment où elle quitte son lieu de conservation jusqu'à celui où elle le réintègre. La période couverte par l'assurance est donc supérieure à la période d'ouverture de l'exposition. Une police d'assurance est ouverte pour chaque opération. Il existe des assureurs spécialisés dans le domaine de l'œuvre d'art.
Fixation de la valeur d'assurance : c'est au prêteur de fixer la valeur d'assurance de ses pièces. Cette valeur n'est pas toujours aisée à déterminer et, de plus, elle est souvent purement symbolique : en cas de vol, aucune indemnisation ne rendra au propriétaire la jouissance de son bien. C'est pour cette raison que certaines institutions refusent de prêter des œuvres de valeur importante ou bien y assignent une valeur d'assurance et des conditions d'exposition dissuasives. Les critères d'évaluation peuvent s'appuyer sur le prix d'achat de la pièce mais le plus souvent c'est la valeur de la restauration qui prévaut en cas de détérioration. Il est recommandé de surévaluer plutôt que de sous-évaluer. Même une pièce jugée sans valeur ou d'une valeur simplement sentimentale par un propriétaire doit être assurée.
Déclaration d'assurance : la valeur des objets est déclarée à l'assureur suffisamment en amont de façon à ce que l'attestation d'assurance parvienne au prêteur avant la date de prise en charge.
En cas de problème : si une quelconque détérioration se produit, à n'importe quel moment, du fait de l'emprunteur, la police d'assurance couvre les frais de restauration après déclaration et description préalables du sinistre. Cependant, si la détérioration vient du fait du public, jouera soit la police d'assurance de la personne responsable soit celle de l'emprunteur assuré au tiers. Quant au vol, il donne lieu à indemnisation.
Chaque pièce est reproduite avant sa sortie de l'institution (photographie, numérisation, à l'exclusion de la photocopie) ; le coût de la reproduction peut être à la charge de l'emprunteur.