Module 12, section 3 : Réaliser une exposition

Toute pièce empruntée doit être en principe convoyée par deux personnes, afin que la surveillance ne soit jamais prise en défaut, surtout en cas de long voyage et lors des arrêts imposés. L'une de ces deux personnes au moins doit relever du personnel scientifique.

On peut avoir recours à un transporteur spécialisé (camion avec deux chauffeurs). On peut aussi s'entendre entre institutions : un membre du personnel scientifique convoie pour tous les établissements prêteurs. Cependant, certaines institutions, telles que la Bibliothèque nationale, les Archives nationales et les musées nationaux en France, imposent qu'un de leurs conservateurs accompagne les œuvres et les dispose dans l'exposition, se réservant l'exclusivité de leur manipulation.

La prise en charge des pièces : Un constat d'état est dressé conjointement par le prêteur et l'emprunteur pour chaque pièce avant l'emballage. Il doit être fait avec le plus grand soin car il constitue le point de référence des étapes suivantes pour constater d'éventuels dégâts.

Voir les modèles proposés par la norme NF Z 40 – 010, annexe C, qui distingue le document en feuille, le document relié et le document photographique.

Le retour après exposition répond aux mêmes conditions. Ce n'est qu'après la signature par les parties du dernier constat d'état que l'emprunteur est officiellement déchargé de la responsabilité de l'objet.

L'emballage : chaque pièce est emballée individuellement. Il est recommandé d'utiliser des produits neutres, sans acide : papier de soie, films de polyester neutre ; au contact des pièces, utiliser des produits destinés à amortir les chocs à l'extérieur : support plastique à bulles, mousse.