3.1. Comment choisir la date de clôture des dossiers ?
Différents critères peuvent être pris en compte. Voici les principaux :
la date est choisie en fonction des impératifs du service, en tenant compte des procédures administratives (par exemple mises à la retraite, gestion des marchés publics), des événements de la vie du service (un déménagement, une réorganisation) ;
le service disparaît ;
un [nouveau] plan de classement est mis en application pour organiser les dossiers courants.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Comment dois-je traiter les dossiers sériels ? 1) Il est conseillé de ne pas les scinder lors du versement. On peut choisir de les verser :
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2) Faut-il tout verser ou garder un minimum de dossiers dans les bureaux ?
Il est difficile de faire “table rase” du passé, surtout du passé proche : on s’expose à des demandes de recherche nombreuses, car, même s’il est bien connu que la plupart des producteurs sont capables de repartir de zéro et de réinventer la roue, il s’avère finalement qu’ils peuvent difficilement se passer de références.
Ceci est cependant à évaluer en fonction de la nature des affaires traitées, mais réfléchissez avant de vider complètement des bureaux, particulièrement dans le cas d’un changement de plan de classement ; il y a alors une période charnière pendant laquelle on est à cheval, pour fournir l’information, entre l’ancien dossier et le nouveau qui ne porteront pas forcément la même cote.
