3.5. Les documents hors format et à support spécifique
Il faut les traiter avec une attention particulière.
3.5.1. Les documents hors format
Un certain nombre de documents ont un format excédant celui d’un carton ou d’une boîte d’archives et ne peuvent être pliés sans dommage. Cela concerne par exemple les plans à plat, les cartes, les affiches à plat, les listings, etc.
Pour ces documents, qu’il convient d’inclure au versement au même titre que les dossiers au format standard, la procédure est la suivante : le document est pris en compte dans le versement et la référence est faite dans le bordereau de versement, avec mention de renvoi dans la collection de destination.
Exemple :
Numéro des boîtes | Cote (si un plan de classement a été utilisé) | Contenu | Dates extrêmes |
Boîte 1 | Préparation de la campagne d'affichage pour l'annonce des colloques sur le centenaire de la loi de 1905 sur la Séparation de l'Eglise et de l'Etat. NB : 4 affiches extraites et cotées séparément. | 2004-2005 |
Ne pas oublier de faire des renvois:
des affiches vers le dossier dont elles ont été extraites ,
du dossier vers les affiches qui ont été extraites.
On pourra par exemple:
compléter le bordereau de versement des dossiers, dans la colonne observations, de la manière suivante : "4 affiches ont été extraites de ce dossier et ont fait l'objet d'un versement distinct [compléter son nom];
dans le borderau de versement des affiches, compléter par: "ces affiches ont été extraites du dossier contenu dans la boîte [numéro de la boîte] du versement [compléter son nom].
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | -Que faire des plans et des affiches roulés ? Pour les plans et les affiches roulés, il faut, dans la mesure du possible, les conditionner dans des tubes qui seront alors traités comme des boîtes d’archives : ils porteront un numéro d’ordre et seront inventoriés à leur place logique dans le bordereau de versement. Ils porteront une étiquette avec les mêmes indications qu’un carton d’archives. Si les plans sont livrés à plat, on tâchera de ne pas les rouler et de prévoir un conditionnement approprié en fonction des moyens dont on dispose (meubles à plans dans le meilleur des cas, cartons à dessin, etc.). |
-Que faire des classeurs et des registres ?
Les classeurs, registres, albums supérieurs au format A4 seront aussi traités comme des boîtes d’archives (un objet égale un article).
La procédure est la même que celle prescrite ci-dessus : les fichiers seront conditionnés dans des boîtes qui recevront un numéro d’ordre, seront étiquetées et inventoriées.
3.5.2. Les supports particuliers
Il importe de porter également attention au support des documents au moment de les traiter lors du versement. Cette préoccupation est liée en priorité aux questions de conservation (voir modules 8 et 10).
Photographies
Lorsqu’elles ne représentent pas un ensemble important, elles sont laissées à leur place dans le dossier : il faut alors indiquer leur présence dans le bordereau de versement.
S’il s’agit d’un ensemble important, il faut les traiter à part et les signaler dans les mêmes conditions que les documents hors format. En tout état de cause, il convient de retirer les négatifs photographiques.
Le conditionnement dépend des moyens, mais il ne faut surtout pas utiliser des pochettes en plastique PVC : préférez des enveloppes en papier.
Bandes audio et vidéos
Ces documents qui nécessitent des conditions de conservation particulières, ne doivent en aucun cas être placés dans des cartons ou des boîtes. Leur versement suppose que ces conditions de conservation peuvent être assurées dans le dépôt qui les accueillera. Il est préférable de les accompagner d’un bordereau de transmission spécifique ; un renvoi sera fait dans le bordereau de versement à l’emplacement d’où l’objet a été retiré.
Exemple :
bordereau
Numéro des boîtes | Cote (si un plan de classement a été utilisé) | Contenu | Type de support | Dates extrêmes |
Cassette 1 | Enregistrement de l'interview donné par le ministre au Journal télévisé de France 2 du 15 février 2005 | VHS | 2005 |
Supports informatiques
Sauf exception, il n’est pas question de transmettre des disquettes de sauvegarde (par exemple traitement de texte) pour archivage : en effet, celles-ci ne se prêtent pas aux exigences de conservation à long terme.
Les données informatiques qui méritent d’être préservées (en particulier les bases de données) doivent faire l’objet d’une étude spécifique dans le service versant pour déterminer les moyens les plus appropriés pour les archiver : selon les cas, archivage sur disque ou portage sur d’autres systèmes.
