3.3. La rédaction du bordereau de versement
Lorsque toutes les opérations sont achevées, vous pouvez alors entreprendre l'élaboration du bordereau de versement, en remplissant au fur et à mesure les boîtes ou les cartons, dans l'ordre des cotes du plan de classement s'il existe, selon l'ordre du plan que vous aurez élaboré si vous avez traité un fonds en vrac.
Attention :
Si un plan de classement sert à ordonner des documents et des dossiers dans l'ordre, il ne peut cependant servir de bordereau de versement.
3.3.1. La description du versement
Dans le cas où vous ne disposez d’aucune instruction et où la gestion des versements n’est pas normalisée, voici quelques conseils pour établir le bordereau de versement.
Vous devez en tout premier lieu garder à l’esprit que le bordereau de versement est l’instrument qui servira à la recherche et que celle-ci sera facilitée par une rédaction précise et appropriée.
Le document se compose de trois parties principales :
1) L’en-tête comprend les éléments suivants :
l’intitulé précis et développé du service (pas de sigle non développé)
la tranche chronologique concernée
la date à laquelle a été réalisé le versement
le nombre de boîtes ou de cartons versés.
2) Une courte introduction donnera les éléments permettant de comprendre les circonstances du versement et utiles à la recherche (par exemple : pour un versement volumineux, quelle en est la structure, si un plan de classement a été utilisé ou pas ; si non, quel a été le parti pris adopté pour ordonner le versement, etc.).
Cette partie peut être facultative, par exemple dans les cas de versements réguliers de dossiers sériels prenant la suite les uns des autres (dossiers de personnel), sauf changement majeur dans la procédure de gestion des dossiers qui entraînerait un type de classement différent.
3) Le corps du bordereau avec le mode d’emploi du bordereau de versement .
Par commodité, on peut le présenter sous forme de tableau.
Voici une suggestion :
Numéro des boîtes | Cote (si un plan de classement a été utilisé) | Contenu | Dates extrêmes |
Tirer un trait entre chaque boîte | Description des dossiers contenus dans chaque boîte | Ne pas confondre dates extrêmes du versement et dates extrêmes du dossier |
L’objet de chaque dossier doit être précisément décrit, de sorte qu’en cas de recherche, on puisse avoir une idée de son contenu. “ Précisément ” ne signifie pas faire une description pièce à pièce des documents. Mais il ne doit y avoir ni doute ni confusion possible entre deux dossiers. Cependant, on pourra signaler la présence dans le dossier de tel ou tel document (par exemple, un rapport signalé), toujours dans la perspective de la recherche. Certaines descriptions peuvent se réduire, lorsqu’un plan de classement a été utilisé, à l’intitulé de la cote, à condition que celui-ci soit parfaitement clair.
Un exemple vous est donné ci-dessous, mais nous vous conseillons de vous reporter à la démonstration animée d'un bordereau au module 13 section 3 chapitre 1.2.
Numéro des boîtes | Cote (si un plan de classement a été utilisé) | Contenu | Dates extrêmes |
35 | PER 1-1 | Gestion du personnel : circulaires et instructions | 1998-2002 |
35 | PER 1-2 | Gestion du personnel : réforme des horaires de travail - Contient : enquête et rapport de M. Legrand | mars- octobre 2000 |
35 | PER 1-3 | Gestion du personnel : inspections annuelles des services centraux | 1998-2002 |
35 | PER 1-3 | Gestion du personnel : audit conjoint mené par le Bureau de l'Inspection des services et de la société X. | 2001 |
36 | PER 1-4 | Gestion du personnel : contentieux- Dossiers de A à C | 1998-2002 |
37 | PER 1-4 | Gestion du personnel : contentieux- Dossiers de D à I | 2000-2002 |
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Quelle est la différence entre un bordereau de versement et un instrument de recherche “ classique ” ? Le bordereau de versement n’est pas un instrument de recherche destiné à des chercheurs. C’est un instrument de travail correspondant à l’âge intermédiaire des dossiers qui sera en premier lieu utilisé pour répondre aux demandes des services. Dans la plupart des cas même, toutes les éliminations réglementaires de documents n’ont pas encore été effectuées si le délai d’utilité administrative n’a pas été atteint/dépassé. Il ne s’agira donc pas d’un document définitif destiné à la recherche historique : cet aspect est traité dans le module consacré au traitement des archives définitives |
3.3.2. La numérotation
Afin de faciliter le travail, il conviendra de numéroter les liasses ou les boîtes utilisées pour préparer le versement.
Deux cas de figure sont possibles, en fonction du type de cotation retenue pour le versement :
soit le versement que vous préparez vient prendre la suite d’un versement précédent, vous numéroterez en fonction du numéro du dernier carton du versement précédent (par exemple, si le dernier versement effectué par le service concerné se termine avec le carton n° 48, vous recommencerez avec le carton n° 49) ;
soit vous numérotez les différents éléments de votre versement de 1 à n.
