3.6. Modalités pratiques d'un versement
La préparation d’un versement peut nécessiter une certaine place : il faut pouvoir étaler les dossiers, faire des piles, stocker les boîtes en attendant le transfert. Dans la mesure du possible, il faut donc prévoir un espace de travail suffisamment spacieux, doté d’une table.
De même, un versement n’est réalisable que si l’on dispose du matériel nécessaire, ce qui exige de prendre en compte les besoins suffisamment longtemps à l’avance : boîtes, chemises, étiquettes...
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire si on m’appelle au dernier moment ? Il faut aussitôt faire l’évaluation des dossiers à verser pour pouvoir lancer les commandes (voir fiche sur le métrage linéaire). On commencera ensuite le versement sans attendre. Tant que le matériel n’est pas arrivé, on pourra constituer proprement des piles avec les dossiers traités. On peut même commencer à rédiger le bordereau de versement et on tirera les traits dans le tableau de description des dossiers lorsqu’on mettra les dossiers dans les boîtes (voir paragraphe sur la mise en boîte). |
Il n’y a pas assez d’argent pour acheter des boîtes : que faire ?
Vous pourrez utiliser du papier solide (genre papier kraft) et emballer soigneusement les dossiers en veillant à ce que le paquet reste maniable. Le papier sera utilisé en double épaisseur. Pour maintenir le tout, on peut utiliser des sangles, voire de la cordelette. Des feuilles de carton rigide au format des dossiers peuvent être insérés de part et d’autre de l’emballage, à l’intérieur, pour renforcer. En attendant des jours meilleurs…
