3.4. Mise en boîte et étiquetage
Deux opérations simples suivent mais indispensables pour un bon conditionnement et surtout pour un accès rapide et sûr aux documents.
3.4.1. Mise en boîte
La mise en boîte peut se faire en même temps que la rédaction du bordereau de versement (on insère les dossiers dans les boîtes au fur et à mesure qu’on les a décrits).
Elle peut se faire également postérieurement à la rédaction : on aura alors préparé des piles ordonnées avec les dossiers selon l’ordre de l’état de versement, puis on effectuera la mise en carton.
Chaque fois qu’un carton est plein, on tire un trait dans le bordereau de versement pour séparer des dossiers contenus dans le carton suivant.
3.4.2. Etiquetage
Plusieurs solutions sont possibles, certaines permettant de préserver la confidentialité des informations.
Quelle que soit la solution choisie, une étiquette doit être apposée immédiatement au dos de chaque boîte qui peut être rédigée à la main ou à l’aide d’un traitement de texte. Pour certaines parties (intitulé du service), on pourra utiliser aussi un tampon encreur. Il vaut mieux utiliser de l’encre noire, à l’exclusion de toute autre couleur, pour des raisons de lisibilité et de résistance.
Que faut-il indiquer sur l’étiquette ?
On y fera figurer obligatoirement :
le numéro du carton ou de la boîte correspondant à celui reporté sur le bordereau de versement ;
un élément permettant d’identifier le versement qui peut être : le nom ou le sigle de l’organisation avec les dates extrêmes du versement ;
un numéro d’ordre donné par le service des archives qui doit être reporté dans un registre où l’on trouvera les informations complémentaires.
On peut aussi trouver des étiquettes rédigées suivant les exemples ci-dessous.
Exemple :
Reprenons l'exemple des documents versés par le service des ressources humaines.
Se reporter aux tableaux du paragraphe 3.3.1
1.
2006001/1
Dans ce premier exemple, vous avez :
un numéro d'ordre donné par le service des archives (2006001). Si vous considérez que ce numéro d'ordre est constitué du millésime de l'année où est fait le versement (2006) et d'un numéro séquentiel d'entrée dans l'année (001), cela signifie que ce versement constitue le premier versement effectué en 2006 au service des archives.
Le numéro de la boîte (35).
2.
Mairie de ... Bureau des ressources humaines (BRH) 35 1998-2002 |
Dans ce second exemple, vous avez :
un élément permettant d'identifier le versement : ici, il s'agit du nom du service producteur (bureau des ressources humaines de la mairie de ...),
le numéro de la boîte (35).
Quel que soit le cas, il ne faut surtout pas indiquer sur l'étiquette la référence au plan de classement.
