3.2. Le classement des dossiers
Deux cas peuvent être rencontrés :
si les dossiers ne sont pas rangés en fonction d’un plan de classement, il faut faire un inventaire préalable, en faisant le tour des bureaux, des cagibis, etc. et prendre en considération les dossiers qui entrent dans les dates extrêmes de versement choisies ; vous procèderez ensuite comme proposé dans la fiche “ traitement d’un fonds d'archives en vrac.
dans le cas où le(s) service(s) concerné(s) dispose(nt) d’un plan de classement, il faut prendre les dossiers dans l’ordre du plan, cote par cote, en les regroupant sur toute la période considérée, même s’ils ont été séparés physiquement par année pour la commodité des manipulations ; cependant, si un dossier est trop volumineux, on peut le couper chronologiquement et le deuxième dossier porte alors le même titre avec simplement des dates extrêmes différentes.
L’opération de versement est aussi l’occasion de vérifier la bonne tenue des dossiers :
suppression des doubles,
vérification de l’intégrité du dossier,
reclassement des pièces dans l’ordre chronologique (ne séparez pas les pièces jointes du bordereau ou de la lettre qui les accompagne, même si elles comportent une autre date).
Chaque dossier doit être identifié par :
son titre,
sa cote,
ses dates extrêmes : année ou éventuellement mois et année du premier et du dernier document contenus dans le dossier.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire des notes manuscrites et des copies portant des annotations ? En fonction de leur intérêt, vous conserverez les notes manuscrites dans les dossiers correspondants ; quant aux copies, si les annotations présentent une plus-value par rapport à l’original, vous les joindrez à celui-ci. |
Que faire des documents isolés ?
Les réintégrer.Ces documents doivent dans le meilleur des cas avoir une place dans un dossier dont ils ont été retirés pour une raison ou une autre.
Si ces documents sont gérés en fonction d’un plan de classement, ils porteront une cote : il suffit alors de les réintégrer à leur place dans le dossier correspondant.
S’il n’existe pas de plan de classement, il faudra retrouver le dossier dans lequel le document devrait logiquement s’insérer. L’inventaire des dossiers qui a été réalisé au début de l’opération de versement doit aider à effectuer cette réintégration.
Si vous ne trouvez pas le dossier pertinent, interrogez la personne dans le bureau de laquelle le document a été retrouvé, pour savoir dans quel dossier il devrait s’insérer ou si, le cas échéant, il ne s’agit pas d’un document pour information qu’il n’est pas utile de prendre en compte dans le versement.
