4.2. Pourquoi faut-il enregistrer les documents ?
L'enregistrement est souvent perçu comme une opération fastidieuse. Il est pourtant essentiel pour plusieurs raisons:
il fournit la preuve qu'un document a été reçu ou expédié;
il facilite les recherches d'un document précis;
il permet à l’interlocuteur ou au partenaire de mentionner la référence d’un document dans le cadre du déroulement d’une procédure ou d’une affaire ;
il permet une cotation homogène des documents traitant d'une affaire identique s'il fait apparaître la cote de classement;
il offre un contrôle sur la circulation du courrier et l'exhaustivité de l'information;
il est un outil de transparence de l'information.
