4.3. Qui doit enregistrer ?
Quel que soit le mode de transmission de l'information, celle-ci transite par un point central dans chaque service afin d'y être diffusée dans les meilleures conditions.
Ce point central est généralement un secrétariat qui se charge :
d'ouvrir le courrier à l'arrivée;
de mettre en forme, de recueillir les signatures et de faire partir le courrier au départ.
Cette situation idéale est difficile à maintenir pour deux raisons :
la multiplication des modes de transmission qui tend à décentraliser le traitement de l'information, au risque de négliger son enregistrement (messages électroniques, télécopies);
la surabondance de l'information complique son traitement.
Au sein d'une petite organisation, ce point d'enregistrement doit être unique (secrétariat du responsable).
Dans les organisations plus complexes (administration centrale de ministère par exemple, entreprise importante), il y aura plusieurs points d'enregistrement. Dans ce cas, il conviendra d'établir des règles pour l'enregistrement afin d'harmoniser les pratiques au sein des différentes cellules.
