4.6. Comment enregistrer : quels support et informations ?
Quel support ?
Traditionnellement, l'enregistrement des documents se fait dans un volume qui peut aller du simple cahier à spirales au registre relié.
Pour les services dotés de moyens informatiques, les outils bureautiques (tableurs, bases de données) offrent des moyens plus efficaces de recherche et de décentralisation de la saisie. Dans ce cas se pose un problème de pérennité en raison de l'évolution rapide des logiciels disponibles sur le marché. L'impression périodique peut constituer une solution.
Quelles informations ?
Quel que soit le mode d'enregistrement choisi, nous suggérons de reporter dans le registre au moins les informations suivantes :
le numéro d'enregistrement que l'on peut également appeler l'identifiant ;
la date du document (le document peut porter plusieurs dates : c’est alors celle de sa création qui doit être prise en compte) ;
sa date de réception ou d'expédition ;
la présence de pièces jointes (la pièce jointe est en effet souvent plus importante que le bordereau qui l’accompagne) ;
le nom de l'expéditeur (organisation, nom du signataire, nom du rédacteur) ou du destinataire;
l'objet ;
le service ou la personne auxquels est transmis le document ou qui ont préparé le document.
Si un système de cotation et de classification existe, la référence à la cote de classement est indispensable.
Dans des systèmes plus complexes, d'autres informations peuvent être ajoutées à l'enregistrement :
forme physique ;
cote ;
logiciel avec lequel le document a été créé ;
format du document (.doc, .rtf, .xls, .xml, etc.) ;
droits d'accès ;
durée de conservation.
