4.4. Quand doit-on enregistrer les documents ?
Deux règles essentielles doivent être respectées :
l'enregistrement doit être fait en temps réel, dans l'idéal, le jour de réception et de départ des documents ; il faut à tout prix éviter d'accumuler des retards dans le traitement des affaires ; dans certains cas (par exemple lorsqu’il y a obligation de réponse dans un délai déterminé) la date d’enregistrement est particulièrement importante ;
l'enregistrement doit être fait avant la mise en circulation des documents et le traitement de l'affaire pour les documents reçus, avant l'expédition pour les documents envoyés.
Attention :
Il peut y avoir plusieurs enregistrements pour un document, notamment lorsqu'il s'inscrit dans le cadre du traitement d'une procédure régulière mise en œuvre par l'organisation. Dans ce cas, il y aura un enregistrement à l'arrivée du document et un enregistrement spécifique au niveau de la cellule mettant en œuvre la procédure.
