4.7. Comment enregistrer : quels outils d'identification ?
Il faut avoir des outils d’identification sur le document lui-même.
Pour les courriers à l'arrivée, la pratique habituelle est la suivante :
apposition d'un cachet indiquant le nom de l'organisation qui reçoit le document et la date de réception du document ;
indication au crayon du numéro d'enregistrement du document ; ce numéro peut être continu depuis l'origine de l'organisation ou repartir à 1 au début de chaque année (ou de chaque mois/année) ; dans ce dernier cas, il faut ajouter l’année (ou le mois/année) qui permettra de distinguer deux numéros identiques correspondant à deux périodes différentes.
Pour les courriers au départ, l'enregistrement prend habituellement la forme d'un code alphanumérique pouvant indiquer les initiales du rédacteur, le sigle de l'organisation ou de l'unité, l'année d'expédition et un numéro d'ordre.
