4.5. Que doit-on enregistrer ?
L'enregistrement est indépendant du support des documents.
Doivent plus particulièrement être enregistrés :
la correspondance à l'arrivée;
la correspondance au départ;
éventuellement les notes internes, les projets de documents et les notes manuscrites.
Toute la correspondance ayant fait l'objet d'une transmission administrative doit être en principe enregistrée, quel que soit son expéditeur et quelle que soit la forme qu'elle revêt (courrier, note, bordereau de transmission).
Ne doivent pas être enregistrés :
les courriers transmis pour information;
les courriers “ personnels ” qui ont un caractère privé et ne sont pas liés à la conduite des affaires au sein de l'organisation;
les publications (monographies ou périodiques);
la publicité et la documentation reçues.
Tout courrier officiel expédié doit également être enregistré juste avant son expédition.
Quelques cas particuliers :
Les notes internes, les projets de documents et les notes manuscrites ne sont pas destinés à circuler à l'extérieur du service producteur. Toutefois, ils peuvent être traités de la même manière qu'un courrier au départ :
s'ils ont circulé au sein de l'organisation pour approbation, commentaires, recommandation ou action;
s'ils contiennent une information unique qui documente l'activité et les décisions de l'organisation.
Les télécopies doivent être enregistrées si elles traitent d'une affaire qui concerne l'organisation, uniquement si elles ne constituent pas un doublon d'une correspondance reçue ultérieurement.
Les documents reçus directement par les membres de l'organisation (courriers abusivement déclarés “ personnels ”, messages électroniques) peuvent être réintégrés au système. Ils pourront être imprimés ou transférés électroniquement pour enregistrement avant tout traitement de l'affaire.
