Module 2, section 1 : Les mots de l'archivistique

L’expression «document d’archives» (voir module 1, section 1, chapitre 2.1. : "Les Archives comme documents") est un terme générique qui désigne une grande diversité de documents différents possédant des caractéristiques communes.

Ce qui les différencie et les unit, ce sont surtout les buts et les circonstances de leur création.

Depuis la fin du XIXe siècle plusieurs types de documents d'archives ne sont plus sur papier mais sur des cylindres ou des disques, des pellicules photographiques ; depuis la fin du XXe siècle et la généralisation de l'informatique, un nombre grandissant de documents d'archives sont directement créés sous forme électronique, c'est-à-dire sans lien avec un support physique donné à la différence des documents créés sur un support matériel. C'est pourquoi ces documents sont dits parfois virtuels, immatériels ou plus souvent numériques, électroniques.

Les icônes qui les représentent à l'écran indiquent pour chacun la grande famille de logiciels sous lequel ils ont été créés (traitements de textes, tableurs, diapositives, photographies, enregistrements de son, vidéos).

N. B. Souvent lorsque l'on traite d'ensembles importants d'archives produites par un organisme dans l'exercice de ses activités, on emploie des expressions plus précises selon leur support :

• Archives audiovisuelles, documents sous forme d'enregistrements sonores et d'images en mouvement

• Archives électroniques, documents sous forme d'enregistrements numériques

• Archives imprimées, ensemble de documents imprimés produits par une institution pour les nécessités de son fonctionnement

• Archives orales, documents sous forme d'enregistrements de paroles.

Les archives sont :

• des informations sous forme de textes, dessins, sons, images, et même objets, produits de l’action de personnes à des moments définis par cette action,

• nécessaires à chaque moment de sa vie,

• formalisés et structurés selon leur fonction et le contexte de leur création, ayant un caractère d'authenticité,

• innombrables, mais uniques, tout en demeurant l’instrument d’une action, d’une procédure,

• gardés à des fins de preuve et d'information.

Ces documents sont donc des archives dès leur création.

Ainsi en est-il de ce billet d'avion qui illustre bien le caractère personnel et l'utilité pour l'action de voyager. Il est normalisé ou formalisé comme bien d'autres documents.

Avec le développement du numérique, un même document peut exister sous différentes formes simultanément : forme virtuelle à l'écran de l'ordinateur ou du smartphone, sur disque dur, cédérom ou clef USB...