1.1.2. Le dossier

Couverture de la chemise qui réunit l'ensemble des pièces ayant servi à la gestion de la carrière d'une personne. Dossier de carrière. CHAN.fr

Lorsqu'une personne ou une institution, dans le cours de ses activités, réunit plusieurs pièces pour traiter une affaire donnée, elle constitue naturellement ce que l'on appelle un dossier[1], le dossier d'une l'affaire est un ensemble organique de documents.

Ces documents, réunis pour le traitement d'une affaire, sont naturellement conservés, matériellement ensemble dans une chemise cartonnée et parfois munie d'une sangle que l'on appelle « liasse[2] » (ou aussi, par assimilation, «dossier»).

De la même façon, il existe des dossiers virtuels, représentés par une icône particulière, dans laquelle on regroupe de la même façon tous les documents numériques relatifs à la même affaire, à la même activité ou action.

Attention

Un dossier d'archives ne doit pas être confondu avec un dossier de documentation, même s'ils ont la même apparence matérielle. Les archives ne doivent pas être confondues avec la documentation.

La documentation est une activité qui consiste à rechercher des informations de toutes origines pour répondre de la façon la plus pertinente à une demande précise d'information. Cette activité, d'abord empirique, a donné lieu à la création, dans les entreprises comme dans les administrations, de centres de documentation spécialisés, dotés d'un personnel formé à la recherche documentaire pour répondre rapidement et efficacement à l'afflux des demandes d'information. Cette fonction est principalement assurée pour le grand public sur internet par les moteurs de recherche.

C'est dans ce contexte que les documentalistes sont conduits à constituer des dossiers de documentation ou dossiers documentaires, sur des sujets qui font l'objet de questions fréquentes et qu'ils tiennent constamment à jour.

Ainsi, un dossier de documentation est constitué par un ensemble de documents et de références sélectionnés pour s'informer sur une question, mais il n'est pas par lui-même un instrument d'action administrative comme un dossier de demande de bourse par exemple.

N.B. La même icône désigne dans un ordinateur le dossier d'archives et le dossier de documentation.