1.1.1. La pièce et les données
Les documents d'archives existent, matériellement ou non, individualisés : un document d'archives sur un support matériel (papier, disque, photographie, autre) considéré isolément, est appelé une pièce[1] .
La donnée est la représentation numérique d'un document (texte, tableau de nombres, enregistrement audio ou vidéo...).
De même que la pièce est la représentation formalisée d'une information contenue sur un support matériel, adapté à son traitement, son interprétation et sa communication, les données ont une forme numérique stable définie par le logiciel utilisé pour les créer. C'est pourquoi on parle aussi de format de données ou format de fichier ou format de représentation de l'information.
Un document numérique se compose de données, soit d'informations et de métadonnées (qui sont des données sur les données). Celles-ci définissent notamment le contexte des données, leur contenu, leur structure.
On désigne souvent par le même mot de données ou de fichier (numérique) un document, un dossier ou une série de documents ou de dossiers (voir ci-dessous).
Dans la réalité, un document d'archives existe rarement isolément, il appartient à un ensemble. C'est pourquoi, le terme «archives» s'écrit normalement au pluriel.
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