3.1.1 Utiliser les activités
Pourquoi utiliser les activités? Tout simplement parce que ce sont les éléments les plus stables du fonctionnement d'une institution. Si le nom des unités administratives et des responsables peut changer, les activités demeurent sensiblement les mêmes à travers le temps. À titre d'exemple, peu importe son nom, il y aura toujours une unité administrative (ou un employé) responsable des ressources humaines.
Le travail d'identification des activités ne s'arrête pas là. Règle générale, on distingue aussi deux types d'activités ou processus dans toute institution :
Activités/processus liés à la mission de l'institution (aussi appelées activités d'exploitation).
Activités/processus en appui à la mission
De plus, certains documents, de par leur nature, présentent un caractère essentiel pour l'institution et doivent être traités de façon spécifique.
Activités/processus essentiels
Attention :
Cette exigence relative à l'utilisation des activités comme fondement du cadre de classement est explicitée dans la norme ISO 15489-2 (pages 9-10).
Le cadre de classement doit pouvoir évoluer et être modifié en fonction du développement de votre institution ou de ses activités (nous reviendrons sur cet élément ultérieurement). Par contre, les classes du 1er niveau doivent être les plus permanentes possible pour assurer la stabilité du cadre de classement dans le temps.
