3.2 Élaboration du cadre de classement (2e étape)
Toutes les activités principales de votre institution ont été adéquatement identifiées. Il s'agira maintenant de les regrouper et d'en constituer une liste logique, facilement compréhensible par les employés et qui permettra ensuite de classer tous les documents selon l'activité pour laquelle il a été créé.
Nous attirons votre attention sur trois éléments :
Les documents sont classés pour être retrouvés. Le cadre de classement permet de classer les documents, mais ne constitue pas une fin en soi. Il doit absolument permettre à chaque employé de retrouver rapidement ses documents. Il doit donc refléter les processus naturels d'exécution des activités.
Le classement des documents n'est pas une science exacte, mais plutôt une convention fondée sur les meilleures pratiques qui facilitent le classement de la majeure partie des documents d'une institution. Des interrogations subsistent toujours pour certains types de documents plus particuliers. Il est nécessaire de conserver un équilibre entre la création d'un seul dossier pour tous les documents et d'un dossier pour chaque document produit
De façon générale, on peut dire qu'un cadre de classement efficace permettra le classement facile de 80 % des documents créés. Pour les autres types de documents (environ 20 %), selon la façon dont les activités sont réalisées, plus d'une classe peut être ajoutée. Dans ces situations, il sera pertinent de consulter les employés qui en sont responsables avant de déterminer la classe appropriée pour chacun d'eux.
L'important demeure de choisir une seule classe pour chaque type de documents et de prendre en note la décision prise (par exemple dans une version détaillée du cadre de classement dont nous reparlerons à la section relative aux outils utilisés pour l'implantation) pour qu'elle soit perpétuée dans le temps et que tous les documents du même type soient classés au même endroit.
Le cadre de classement doit être évolutif et doit pouvoir être modifié. À son niveau supérieur, il se doit d'être le plus stable possible. Aux niveaux inférieurs toutefois, le cadre de classement doit être modifiable en fonction de l'évolution des activités. Par exemple, il doit être possible d'y ajouter une nouvelle activité non prévue au départ. L'outil doit présenter un équilibre entre une structure trop formelle et une structure trop personnalisée.
La structure trop formelle, qui tente de répondre à tous les besoins finit par ne répondre à aucun d'eux; une structure trop personnalisée pourrait s'avérer incompréhensible à un nouvel employé. La structure doit demeurer assez souple pour permettre son évolution au gré du développement des activités de l'institution.
